Informationsklausel
für Vertreter der Auftragnehmer

Informationsklausel für Vertreter der Auftragnehmer

Schutz personenbezogener Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Diese Informationen beziehen sich auf personenbezogene Daten, die von der Gesellschaft oder von Gesellschaften, die mit der Gesellschaft – HOLDING-ZREMB Gorzów S.A. mit Sitz in Gorzów Wielkopolski, ul. Fabryczna 13-17, 66-400 Gorzów Wielkopolski (im Folgenden: „HOLDING-ZREMB Gorzów“) – kapitalmäßig verbunden sind, erfasst werden.

Der Verantwortliche ist/sind die jeweilige(n) Gesellschaft(en) der HOLDING-ZREMB Gorzów S.A., die mit dem Geschäftspartner auf der Grundlage von Dauer- oder Einzelaufträgen zusammenarbeitet/en.

Diese Informationen gelten auch für personenbezogene Daten, die von den mit der Gesellschaft kapitalmäßig verbundenen Unternehmen – HOLDING-ZREMB Gorzów als gemeinsame Verantwortliche der Kontaktdaten von Geschäftspartnern, die in der Datenbank der Geschäftspartner von HOLDING-ZREMB Gorzów gesammelt werden, erfasst werden.

Im Falle einer gemeinsamen Verwaltung der oben genannten Daten sind die Unternehmen von HOLDING-ZREBM Gorzów gemeinsam Verantwortliche:

⦁ HOLDING-ZREMB Gorzów S.A. mit Sitz in Gorzów Wielkopolski, ul. Fabryczna 13-17, 66-400 Gorzów Wielkopolski;
⦁ ZREMB-GORZÓW sp. z o.o. mit Sitz in Gorzów Wielkopolski, ul. Fabryczna 13-17, 66-400 Gorzów Wielkopolski.

In Fragen des Datenschutzes können Sie sich an den Datenschutzkoordinator wenden, indem Sie an die E-Mail-Adresse info@holding-zremb.pl oder an die unter den Buchst.n a. und b. genannte Anschrift des Sitzes des Unternehmens schreiben.

Dieses Merkblatt informiert Sie über die Art und Weise, in der Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden, sowie über die Rechte des Einzelnen in Bezug auf die Erhebung und Verwendung dieser Daten. Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Adresse.

• Umfang der Informationen

Dieses Merkblatt informiert die Unternehmen über jede Verwendung personenbezogener Daten in Polen in Bezug auf Personen, die:

a. Lieferanten oder Geschäftspartner des Unternehmens,
b. Unterauftragnehmer von Lieferanten oder Geschäftspartnern des Unternehmens,
c. Partner, Angestellte, gesetzliche Vertreter, Agenten, Vertreter von Lieferanten, Geschäftspartnern oder deren Unterauftragnehmern,
d. andere Personen, deren Daten wir zum Zwecke der Ausstellung oder Bearbeitung von Rechnungen im Rahmen der Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Geschäftspartnern verarbeiten, sind
(gemeinsam „Sie“ oder „Geschäftspartner“).

• Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten

• Von den Geschäftspartnern bereitgestellte Daten

Im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Unternehmen, die insbesondere in der Erbringung von Dienstleistungen durch Sie oder die von Ihnen vertretene Organisation oder in der Lieferung von Waren an das Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit zwischengeschalteten Stellen bestehen kann, können wir die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten verarbeiten, wie z. B.:

a. Vor- und Nachname, Firma, Geschäftsadresse und Postanschriften,
b. Nummern in den entsprechenden Registern (z. B. Ust-IdNr. oder Registrierungsnummer REGON, persönliche Identifikationsnummer (PESEL)),
c. Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse, Telefon- oder Faxnummer,
d. die Position, die Sie in Ihrer Organisation einnehmen, oder die Funktion, die Sie ausüben,
e. Erfahrungen oder Qualifikationen,
f. Bankkontonummer.

Im Falle eines Vertragsschlusses direkt zwischen Ihnen und dem Unternehmen ist die Angabe der oben genannten Daten freiwillig, aber für den Vertragsschluss und die Abwicklung der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Unternehmen erforderlich. Dies gilt auch, wenn die Unternehmen bei Ihnen wiederkehrend oder einmalig Waren oder Dienstleistungen bestellen.

Wenn Sie nicht direkt einen Vertrag mit dem Unternehmen abschließen, kann die Bereitstellung personenbezogener Daten Ihre geschäftliche Verpflichtung sein, oder sie kann erforderlich sein, um einen Vertrag zwischen Ihnen und einem Dritten abzuschließen (z. B. wenn Sie ein Unterauftragnehmer des Geschäftspartners sind).

Die Nichtbereitstellung der Daten hat zur Folge, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, die oben genannten Handlungen auszuführen (z. B. kann die Nichtbereitstellung der Daten dazu führen, dass die Bearbeitung oder Ausstellung einer Rechnung nicht möglich ist).

Die unter den Punkten a-f angegebenen Kontaktdaten der Geschäftspartner werden von den Unternehmen, die zur HOLDING-ZREMB Gorzów gehören, als gemeinsam für die Datenverarbeitung Verantwortliche zum Zweck der Erstellung der Geschäftspartnerdatenbank verarbeitet. Die Daten können von den folgenden Unternehmen genutzt werden:
⦁ HOLDING-ZREMB Gorzów S.A. und ZREMB-GORZÓW Sp. z o.o., zusammen mit ihren Niederlassungen unter den Namen:
⦁ REMBUD-ZREMB
⦁ METPOL-BARLINEK
⦁ MEPROZET-DREZDENKO
⦁ OCYNKOWNIA-DREZDENKO
um mit Ihnen in Kontakt zu treten (z. B. für eine Anfrage, Bestellung usw.).

3.2 Aus anderen Quellen gesammelte Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Gewerberegister bzw. HRB/A beziehen, um die von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen. Der Umfang der verarbeiteten Daten beschränkt sich in diesem Fall auf die in den entsprechenden Registern öffentlich zugänglichen Daten.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch von Unternehmen erhalten, bei denen Sie beschäftigt sind oder die Sie vertreten. Der Umfang der in diesem Fall verarbeiteten Daten umfasst Informationen, die für die Abwicklung der Zusammenarbeit und den Kontakt mit der Gegenpartei erforderlich sind, z. B. Informationen über die Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit der betreffenden Einrichtung oder eine Änderung Ihrer Kontaktdaten.

Wir können auch personenbezogene Daten von Subunternehmern des Geschäftspartners von Geschäftspartnern erhalten, die diese Daten dem Unternehmen zur Verfügung gestellt haben, um die Beziehung zwischen dem Geschäftspartner und dem Unternehmen zu pflegen.

• Rechtsgrundlagen, Zwecke und Fristen der Datenverarbeitung

• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur in den folgenden Fällen:

a. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen Ihnen gegenüber erforderlich, wenn Sie Partei eines Vertrags mit dem Unternehmen oder den Unternehmen sind oder sein werden, oder um bestimmte Handlungen im Vorfeld eines Vertragsabschlusses vorzunehmen, wie z. B. die Erstellung eines Vertragsentwurfs (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO);
b. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der Gesellschaften erforderlich oder ist unmittelbar gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO) – in Bezug auf personenbezogene Daten, die in gesetzlich archivierungspflichtigen Dokumenten enthalten sind;
c. die Verarbeitung ist zur Verfolgung der berechtigten Interessen der Unternehmen oder eines Dritten erforderlich und beeinträchtigt nicht in unzulässiger Weise Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Grundlage bemühen wir uns stets um einen Ausgleich zwischen unseren berechtigten Interessen und Ihrer Privatsphäre.

Solche berechtigten Interessen sind:

• Ermöglichung den Unternehmen, mit den Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und den betreffenden Auftrag zu bearbeiten;
• Verwendung der Kontaktdaten der Geschäftspartner in der Geschäftspartnerdatenbank;
• Aufbewahrung von Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung von Verpflichtungen aus der Abrechnung von Zuschüssen aus öffentlichen Mitteln;
• Verhinderung von Betrug und kriminellen Handlungen;
• Durchführung interner Auditverfahren bei HOLDING-ZREMB Gorzów;
• Feststellung oder Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche durch die mit Ihnen zusammenarbeitenden Unternehmen im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit sowie die Abwehr solcher Ansprüche;
• Überprüfung der Glaubwürdigkeit des Geschäftspartners;
• Überprüfung der Geschäftspartner in öffentlichen Registern.

• Zeiträume der Datenverarbeitung für bestimmte Zwecke

Personenbezogene Daten werden nur für den angegebenen Zweck und in dem Umfang verarbeitet, der zur Erreichung dieses Zwecks erforderlich ist, und nur so lange wie nötig. Die wichtigsten Zwecke, die die Unternehmen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgen, und die Zeiträume, in denen sie verarbeitet werden, sind nachstehend aufgeführt.

Zweck der Verarbeitung und Dauer der Verarbeitung:

• Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen – Die Dauer des Vertrags zwischen Ihnen und dem Unternehmen;
• Austausch von Kontaktdaten über Geschäftspartner innerhalb von HOLDING-ZREMB Gorzów – bis der Geschäftspartner der Verarbeitung widerspricht;
• Aufbewahrung von Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere des Buchführungsgesetzes und des Steuerordnungsgesetzes – Die in den einschlägigen Rechtsvorschriften festgelegte Frist – in der Regel sind dies 5 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem z. B. die Rechnung ausgestellt wurde

Ungeachtet der oben genannten Fristen können Ihre Daten von den Unternehmen verarbeitet werden:

• zur Feststellung, Geltendmachung oder Abwehr von zivilrechtlichen Ansprüchen der Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit für die jeweiligen Verjährungsfristen dieser Ansprüche, d.h. in der Regel nicht länger als 3 Jahre nach Eintritt des anspruchsbegründenden Ereignisses; und
• für den Nachweis der Einhaltung der Verpflichtungen aus der Abrechnung von Zuschüssen aus öffentlichen Mitteln, für die in den Verträgen und in den einschlägigen Rechtsvorschriften für die Gewährung der Mittel angegebenen Zeiträume – in der Regel sind dies 5 Jahre.

• Übermittlung von personenbezogenen Daten an andere Empfänger

• Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des HOLDING-ZREMB Gorzów

Wir können personenbezogene Daten an andere Einrichtungen von HOLDING-ZREMB Gorzów übermitteln. Dies gilt für die folgenden Situationen:

• Mitverwaltung der Kontaktdaten von Geschäftspartnern in der Geschäftspartnerdatenbank
• Bereitstellung der Dokumentation an autorisierte interne Revisionsstellen der HOLDING-ZREMB Gorzów zum Zwecke der Durchführung dieser Revision;
• Erbringung von Dienstleistungen für das Unternehmen durch ein anderes Unternehmen der HOLDING-ZREMB Gorzów, insbesondere den Betrieb von IT-Systemen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet werden.

• Weitergabe personenbezogener Daten außerhalb von HOLDING-ZREMB Gorzów

Die Daten können an Empfänger außerhalb von HOLDING-ZREMB Gorzów weitergegeben werden. Solche Empfänger sind:

a. Einrichtungen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeiten, wie z. B.:

• Anbieter von IT-Unterstützungsdiensten im Zusammenhang mit IT-Systemen oder -Werkzeugen für die Verarbeitung personenbezogener Daten oder ähnliche Dienste,
• Anbieter von Dokumentenarchivierungsdiensten,
• Unternehmen, die Postvorbereitungs- und Postversanddienste anbieten.

Diese Einrichtungen entscheiden nicht unabhängig über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese Stellen erfolgt nur in dem Umfang, der für die Ausübung der Geschäftstätigkeit der Unternehmen erforderlich ist, und geht nicht über die in Abschnitt 4 genannten Zwecke hinaus. Die Unternehmen haben die Kontrolle über den Betrieb dieser Stellen durch ein Kontrollrecht und geeignete vertragliche Bestimmungen zum Schutz Ihrer Privatsphäre.

a. andere Verantwortliche, wie zum Beispiel:

• Einrichtungen, die Zuschüsse aus öffentlichen Mitteln gewähren oder abrechnen (falls die Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner auf die Durchführung eines Projekts abzielt, für das ein Zuschuss aus öffentlichen Mitteln gewährt wurde),
• Unternehmen, die am Versicherungsprozess beteiligt sind,
• Wirtschaftsinformationsbüro,
• Finanzinstitute, die an der Durchführung und Abwicklung des Vertrags beteiligt sind,
• Kurier- oder Postdienstleister,
• Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen sowie Anwaltskanzleien,
• andere Geschäftspartner oder Unterauftragnehmer, die an der Ausführung des Auftrags beteiligt sind,

a. andere Personen innerhalb der Organisation des betreffenden Geschäftspartners oder Unterauftragnehmers.

• Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Personenbezogene Daten, die an Stellen außerhalb des HOLDING-ZREMB Gorzów übermittelt werden, können auch in einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet werden, zu dem die EU-Mitgliedstaaten, Island, Liechtenstein und Norwegen gehören.

Ihre Daten können außerhalb des EWR übermittelt werden (i) an einen Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner der Unternehmen, wenn dies zur Erfüllung von Verpflichtungen aus einem Vertrag zwischen der HOLDING-ZREMB Gorzów und dem Geschäftspartner erforderlich ist, oder (ii) an Einrichtungen, die IT-Systeme und Hosting-Dienste anbieten.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, treffen die Unternehmen geeignete Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass diese Übermittlungen im Einklang mit den geltenden Datenschutzgrundsätzen erfolgen. Um ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten, können die Unternehmen beispielsweise einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Empfänger auf der Grundlage der von der Europäischen Kommission genehmigten Standard-Datenschutzklauseln verwenden oder sicherstellen, dass die Übermittlung in eine Rechtsordnung erfolgt, die einem Beschluss der Europäischen Kommission über einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten unterliegt.

Sie können auch zusätzliche Informationen über Datenübertragungen außerhalb des EWR anfordern und eine Kopie der entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen erhalten, indem Sie Ihre Rechte gemäß Ziffer 6 ausüben.

• Rechte der Geschäftspartner und deren Ausübung

• Rechte

Jede Person hat das Recht auf Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten, die von den Unternehmen verarbeitet werden. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie betreffende Informationen unrichtig oder unvollständig sind, stellen Sie bitte einen Antrag auf Berichtigung, wie unter 6.2 unten dargelegt. Die Unternehmen werden diese Informationen umgehend korrigieren.

Darüber hinaus haben Sie das Recht:

a. Ihre Zustimmung zu widerrufen, wenn die Unternehmen eine solche Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten haben (unter dem Vorbehalt, dass ein solcher Widerruf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt);
b. die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten in den in den Bestimmungen der DSGVO genannten Fällen zu verlangen;
c. die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in den Fällen zu verlangen, die in den Bestimmungen der DSGVO aufgeführt sind;
d. aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese Verarbeitung im öffentlichen Interesse oder aufgrund der berechtigten Interessen der Unternehmen oder eines Dritten erfolgt;
e. die Datenübertragung zu verlangen, d.h. das Recht, die den Unternehmen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser personenbezogenen Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu beantragen, ohne dass die Unternehmen daran gehindert werden und vorbehaltlich der eigenen Vertraulichkeitsverpflichtungen der Unternehmen.

Die Unternehmen werden Ihre Anträge, Forderungen oder Einwände gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen prüfen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Rechte nicht absolut sind; die Vorschriften sehen Ausnahmen von ihrer Anwendung vor.

Als Reaktion auf Ihre Anfrage können die Unternehmen Sie auffordern, Ihre Identität zu bestätigen oder Informationen bereitzustellen, die den Unternehmen helfen, die Situation besser zu verstehen. Die Gesellschaften werden sich bemühen, Ihnen ihre Entscheidung zu erläutern, wenn Ihren Wünschen nicht entsprochen wird.

• Ausübung Ihrer Rechte

Um die oben genannten Rechte auszuüben, senden Sie bitte eine Nachricht per E-Mail an die unter Punkt 1 angegebene Adresse des betreffenden Unternehmens oder richten Sie Ihren Antrag schriftlich an die unter Punkt 1 unter a. oder b. angegebenen Adressen mit dem Vermerk – „Datenschutz – Geschäftspartner“.

Wenn Sie Kenntnis von einer unrechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Unternehmen erhalten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der für den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde, d.h. dem Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, einzureichen.

Um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten aktuell und korrekt sind, bitten wir Sie möglicherweise in regelmäßigen Abständen, die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu überprüfen und zu bestätigen oder uns über Änderungen dieser personenbezogenen Daten (z. B. eine Änderung der E-Mail-Adresse) zu informieren. Wir empfehlen Ihnen, die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten regelmäßig zu überprüfen.